Schritt 3: Umsetzung und Kontrolle des Projektes

Der Lead Partner führt das Projekt gemeinsam mit seinen Projektpartnern durch. Die Grundlage dafür bilden der Projektantrag und die im Zuwendungsvertrag definierten Festlegungen.
Informationen und alle relevanten Vordrucke für die Projektumsetzung finden Sie auch in der Rubrik Formulare - Projektumsetzung

Was muss bei der Umsetzung besonders beachtet werden?

Die Gewährung einer Förderung für Projekte, die vor der offiziellen Registrierung des Projektantrages bereits umgesetzt wurden bzw. mit der Umsetzung begonnen haben, ist grundsätzlich ausgeschlossen.

Ergeben sich im Rahmen der Projektumsetzung Tatsachen, die eine Änderung des Projektes (z.B. Aktivitäten des Projektes, Zeitplan, Ausgaben und Finanzierung) zur Folge haben, muss der Lead-Partner das GTS unverzüglich darüber informieren und einen Änderungsantrag stellen (Vordruck ).

Es ist bei der Umsetzung wichtig, den Ablauf der Umsetzung des Projektes sorgfältig zu dokumentieren (Einladungen, Teilnehmerlisten, Timesheets, Fotos usw.) sowie die angefallenen Ausgaben durch Belege nachzuweisen.

Die Förderung erfolgt nach dem Erstattungsprinzip; es gibt keine Vorauszahlungen.

Wie läuft das Auszahlungsverfahren?

Um Fördermittel abzurufen, können bis zu 4 x im Jahr Auszahlungsanträge bei der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank – (Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde ) gestellt werden. Ein Auszahlungsantrag basiert dabei immer auf der Summe der tatsächlich getätigten Ausgaben in Form von bezahlten Rechnungen. Vor Einreichung des Auszahlungsantrages müssen die Artikel-16-Prüfer die Belege des Lead-Partners und der Projektpartner prüfen und bestätigen, dass die Ausgaben ordnungsgemäß und rechtmäßig getätigt wurden. Einen Auszahlungsantrag stellt für alle Kooperationspartner nur der Lead-Partner, der die ausgezahlten Mittel an seine Projektpartner weiterleitet.

Wer prüft die getätigten Ausgaben?

Folgende Einrichtungen sind als Artikel-16-Prüfer zuständig:

Deutsche Kooperationspartner
- Sächsische Aufbaubank – Förderbank –

Tschechische Kooperationspartner
- Zentrum für Regionalentwicklung der Tschechischen Republik

Was muss dem Artikel-16-Prüfer während der Umsetzung vorgelegt werden?

Die getätigten Ausgaben müssen identifizierbar, nachweisbar und belegbar sein. Grundsätzlich sind Ausgaben durch Zahlungsbelege und durch Dokumente, die über die Aktivitäten aussagen, nachzuweisen.

Bevor der Lead-Partner einen Auszahlungsantrag für das Projekt stellt, legen die einzelnen Kooperationspartner jeweils dem national zuständigen Artikel-16-Prüfer die für die Prüfung der Ausgaben notwendigen Unterlagen vor (Beleglisten, Belege, Rechnungen, nachweisbare Dokumentation über den Ablauf des Projektes). Gleichzeitig muss im Projektfortschrittsbericht in jeweiliger Sprache der aktuelle Umsetzungstand dargestellt werden.

Die Artikel-16-Prüfung umfasst die inhaltliche und formelle Prüfung der von den Kooperationspartnern gemeldeten Ausgaben. Des weiteren wird die Vereinbarkeit dieser Ausgaben und des entsprechenden Projektes mit den gemeinschaftlichen wie auch den jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften geprüft.

In den Fällen, bei denen die Leistung der Kooperationspartner auf andere Weise erbracht wird als durch Zahlung (Abschreibungen, Sachleistungen etc.), ist dies durch entsprechend gleichwertige und überprüfbare Belege nachzuweisen (z. B. Wertgutachten, Stundennachweise etc.).

Die Artikel-16-Prüfung erfolgt innerhalb von drei Monaten, sobald alle für die Prüfung erforderlichen Unterlagen dem nationalen Artikel-16-Prüfer vorliegen.

Nach erfolgter Prüfung erstellt der nationale Artikel-16-Prüfer ein zweisprachiges Protokoll (Artikel-16-Prüfprotokoll) über das Ergebnis seiner Prüfung und übergibt dieses dem jeweiligen Kooperationspartner. Die Projektpartner übermitteln das Prüfprotokoll an den Lead-Partner, der danach weitere Schritte zur Einreichung des Zahlungsantrages einleitet.

Wer zahlt die beantragten Mittel aus?

Für die Auszahlung der EFRE-Mittel an alle Kooperationspartner und der nationalen öffentlichen Mittel der deutschen Seite gelten nachfolgenden Ausführungen. Zuständig für die Auszahlung ist die Sächsische Aufbaubank – Förderbank – Abteilung Bestandsverwaltung. Die Auszahlung der Fördermittel aus dem Staatshaushalt der Tschechischen Republik an tschechische Kooperationspartner erfolgt durch das Ministerium für Regionalentwicklung.

Wie wird der Auszahlungsantrag eingereicht?

Dem Auszahlungsantrag sind die Artikel-16-Prüfprotokolle der einzelnen Kooperationspartner sowie ein zweisprachiger Kurzbericht über den Fortschritt des Gesamtprojektes und eine zusammengefasste Belegliste beizufügen.

Der Auszahlungsantrag sowie die eingereichten Unterlagen werden zur Prüfung an die Sächsische Aufbaubank – Förderbank - übergeben. Entsprechend dem Ergebnis der Prüfung werden die beantragten Mittel an den Lead-Partner ausgezahlt.

Werden in einem Kalenderjahr keine Ausgaben für das Gesamtprojekt getätigt, hat der Lead-Partner dem GTS einen gemeinsamen Projektfortschrittsbericht vorzulegen. Dieser ist vom Lead-Partner auch dem zuständigen Artikel-16-Prüfer auf tschechischer Seite zu übermitteln.

Wie wird das Projekt abgeschlossen?

Nach Abschluss des Projektes erfolgt eine inhaltliche und finanzielle Auswertung. Die Ergebnisse des Projektes werden vom Lead-Partner in einem zweisprachigen Abschlussbericht dargestellt. In diesem Bericht sind die Aktivitäten der jeweiligen Kooperationspartner in Bezug auf die getätigten Ausgaben zu beschreiben und in den Kontext des Gesamtprojektes einzuordnen. Die Berichte müssen sich zeitlich aneinander anschließen, das heißt, sie müssen eine Gesamtdarstellung der Umsetzung des Projektes ergeben. Die Kooperationspartner informieren sich gegenseitig über den Inhalt ihrer Berichte. Dem abschließenden Auszahlungsantrag fügt der Lead-Partner den zweisprachigen Abschlussbericht sowie die notwendigen Unterlagen bei und reicht diese in der Sächsischen Aufbaubank – Förderbank - ein. An Hand des Zuwendungsvertrages wird die zweckentsprechende und wirtschaftliche Verwendung der Fördermittel geprüft und ein Prüfvermerk über das Ergebnis erstellt. Der Lead-Partner wird über das Ergebnis der Abschlussprüfung seines Projektes unterrichtet und erhält den Restbetrag ausgezahlt.