Schritt 1: Vorbereitung, Einreichung und Prüfung eines Projektantrages

Das Projekt wird zwischen allen beteiligten Kooperationspartnern gemeinschaftlich abgestimmt. Wie lang die Erarbeitung eines Vorhabens dauert, hängt in der Regel vom Inhalt, aber auch von der Anzahl der involvierten Partner sowie der Klärung der Finanzierungsbausteine und weiteren Details ab. Die Planung des Projektes koordiniert der Lead Partner unter Einbeziehung aller Projektpartner.

Erstellung und Einreichung des Projektantrages

Für das Projekt wird ein Antrag erstellt. Bitte beachten Sie, dass das Antragsformular zweisprachig (deutsch und tschechisch) auszufüllen ist. Nach der Finalisierung der Webanwendung des Antrages erfolgt eine automatische Übertragung der elektronischen Form an das Gemeinsame Technische Sekretariat . Zusätzlich sind zwei ausgedruckte, vom Lead-Partner bzw. dessen Vertretungsberechtigen unterzeichnete Exemplare in einer Geschäftsstelle der SAB (GTS , Regionalbüro oder Kundencenter ) einzureichen. Tschechische Lead Partner haben auch die Möglichkeit, ihren original unterschriebenen Projektantrag beim zuständigen Bezirksamt abzugeben.

Gemeinsam mit dem Projektantrag sind weitere Pflichtunterlagen für die Antragstellung einzureichen, z. B. der Kooperationsvertrag und die Erklärung der Kooperationspartner. Welche Unterlagen für die Beantragung der Förderung Ihres Vorhabens notwendig sind, entnehmen Sie bitte dem Unterlagenanforderungsblatt.
Den Antrag und weitere Dokumente und Vordrucke finden Sie in der Rubrik Formulare - Antragstellung.

Die inhaltliche Planung des Projektes sollte folgende Punkte berücksichtigen:

1. Darstellung des Projektinhalts (Ausgangssituation, Bedarf für das Vorhaben, konkrete Inhalte, Mehrwert des Projektes sowie geplante Ergebnisse und Zielgruppen).
2. Erläuterung der Form der grenzübergreifenden Zusammenarbeit (konkrete Darstellung, inwieweit das Projekt gemeinsam geplant, umgesetzt, finanziert und/ oder gemeinsames Personal eingesetzt wird).
3. Beschreibung des grenzübergreifenden Charakters des Projektes (beispielsweise in Form der Angleichung der Lebensbedingungen, Identifikation der Bevölkerung, Stärkung des gemeinsamen Wirtschaftsraums, Abbau von infrastrukturellen und/oder soziokulturellen Barrieren).
4. Aufstellung des Umsetzungskonzeptes (Arbeitspakete, Aufgaben, Personaleinsatz) der beteiligten Partner und des Kosten- und Finanzierungsplanes.

Die Darstellung im Antragsformular sollte in prägnanter und aussagekräftiger Form erfolgen.

Prüfung und Bewertung eines Antrages

Nach Einreichung Ihres Antrages beginnt die Prüfungs- und Bewertungsphase. Das Prozedere der Prüfung umfasst mehrere Schritte und nimmt abhängig vom Projektinhalt unterschiedlich viel Zeit in Anspruch.
Bitte beachten Sie, dass erst nach der offiziellen Registrierung Ihres Antrages durch das GTS Ausgaben als zuschussfähig anerkannt werden können. Vor diesem Termin dürfen Sie keine Ausgaben verursachen, die mit der Umsetzung Ihres Projektes im Zusammenhang stehen. Eine Ausnahme bilden Ausgaben für die Antragsvorbereitung. Diese dürfen sich maximal auf eine Höhe von 5% der zuschussfähigen Gesamtkosten belaufen.

Die Prüfung der Antragsunterlagen erfolgt in folgenden Schritten:

1) Prüfung der Förderfähigkeit

Zunächst überprüft das jeweils zuständige Bezirksamt bzw. das GTS die Erfüllung der formellen Voraussetzungen:
- Stimmt der Code der im Original unterschriebenen Druckversion mit dem der elektronischen Fassung des Projektantrages überein?
- Ist der Projektantrag vom Vertretungsberechtigten des Antragstellers unterzeichnet?
- Liegt dem Projektantrag der von den Kooerationspartnern unterzeichnete Kooperationsvertrag bei?

Danach erfolgt die Fachprüfung:
Tschechische Projektbestandteile werden vom zuständigen Bezirksamt, deutsche Projektbestandteile vom GTS unter Einbeziehung nationaler Fachstellen fachlich geprüft.

Nachforderung von Unterlagen:
Fehlen für die fachliche Prüfung der nationalen Projektbestandteile erforderliche Unterlagen, wird der entsprechende Kooperationspartner direkt von seiner für die Fachprüfung zuständigen Stelle aufgefordert, diese Unterlagen innerhalb von 2 Wochen nachzureichen. Der Lead Partner sowie die zuständige Stelle werden darüber informiert.
Die nachgeforderten Unterlagen werden bei der zuständigen Stelle eingereicht. Vor Einreichung der nachgeforderten Unterlagen hat der Projektpartner den Lead-Partner über die Unterlagen zu informieren.
Eine Verlängerung der oben genannten Frist wird nur gewährt, wenn für die Nachreichung der geforderten Unterlagen die Mitwirkung einer dritten Stelle (einer Behörde) erforderlich ist. Die Verlängerung der Frist muss schriftlich (per E-Mail) beantragt werden.
Werden nachgeforderte Unterlagen nicht rechtzeitig nachgereicht bzw. keine Fristverlängerung beantragt, wird der Lead-Partner vom GTS informiert und das Projekt mangels fachlicher Prüfbarkeit vom GTS abgelehnt.

Fachliche Nachbesserung
Ist das Projekt nur unter Maßgabe bestimmter Fachvoraussetzungen förderfähig, erfolgt eine Abstimmung zwischen den zuständigen Stellen und der Lead Partner wird aufgefordert, den Antrag innerhalb von 2 Wochen anzupassen.
Erfolgt keine Nachbesserung bzw. ist diese nicht möglich, lehnt das GTS den Antrag mangels fachlicher Förderfähigkeit des Projektes ab.
Erfolgt eine Nachbesserung des Projektes, muss die fachliche Prüfung erneut durchgeführt werden.

Die definierten Prüfkriterien für die Prüfung der fachlichen Förderfähigkeit finden Sie hier .

2) Offizielle Registrierung des Projektantrages

Nach erfolgreich abgeschlossener fachlicher Prüfung wird der Projektantrag durch das GTS im zentralen Datensystem offiziell registriert. Das GTS informiert den Lead-Partner binnen einer Woche über die Registrierung. Mit dem Datum der Registrierung beginnt grundsätzlich die Anerkennung der Zuschussfähigkeit der Ausgaben, insofern das Projekt die Zustimmung des Begleitausschusses findet.

3) Bewertung der fachlichen und grenzübergreifenden Qualität

Nach der offiziellen Registrierung des Projektantrages erfolgt die Punktebewertung der fachlichen (Phase 1) und grenzübergreifenden Qualität (Phasen 2 und 3) des Projektes anhand definierter Kriterien. Für die Bewertung gilt folgendes Punktsystem:
0 Punkte – nicht relevant bzw. nicht erfüllt;
1 Punkt – gering;
3 Punkte – mittel;
5 Punkte – hoch.

Die erreichten Punktzahlen ermöglichen die Einordnung des Projektes in eine Rankingliste, die dem Begleitausschuss vorgelegt wird.

Bewertung der fachlichen Qualität (Phase 1)
Die definierten Prüfkriterien für die fachliche Qualität finden Sie hier .

Bewertung der grenzübergreifenden Zusammenarbeit (Phase 2)
Jedes Projekt muss mindestens zwei Kriterien mit je einem Punkt erfüllen. Wird diese Voraussetzung nicht erfüllt, wird der Begleitausschuss in der Entscheidungsvorlage ausdrücklich darauf hingewiesen. Unter diesen Umständen wird das Projekt abgelehnt.

Die definierten Prüfkriterien für die grenzübergreifende Zusammenarbeit finden Sie hier .

Bewertung des grenzübergreifenden Effekts (Phase 3)
Die definierten Prüfkriterien des grenzübergreifenden Effekts finden Sie hier .

Die Ergebnisse der Bewertung werden in einer Vorlage erfasst, die dem Begleitausschuss für die Entscheidungsfindung vorgelegt wird.